Checklist laboral de inicio de año: todo lo que tu empresa debe revisar para empezar 2026 con seguridad

El inicio de año es uno de los momentos más importantes para las empresas en materia laboral. Más allá del balance económico, enero se convierte en una oportunidad para revisar procesos, corregir posibles errores y preparar el terreno para el nuevo ejercicio. 

Desde el área laboral de Álvarez Real, hemos elaborado un checklist actualizado para el inicio de 2026, que reúne las principales obligaciones que las empresas deben tener presentes, junto con las novedades normativas que ya están en vigor.

 1. Cotización a la Seguridad Social: todo lo que debes revisar en el cierre de 2025

Cumplir correctamente con la Seguridad Social es una de las responsabilidades más importantes de cualquier empresa. Este año, además de las comprobaciones habituales, entran en juego varias novedades que deben ser revisadas antes de finalizar el ejercicio.

En esta revisión final es imprescindible confirmar que las bases de cotización corresponden a la remuneración total de cada empleado, incorporando cualquier actualización derivada de variaciones salariales, complementos o modificaciones contractuales. Asimismo, resulta necesario comprobar la cotización de las horas extraordinarias, verificando que han sido registradas correctamente.

También desde el 1 de enero de 2025, es obligatoria la cotización adicional de solidaridad sobre la parte del salario que supera la base máxima de cotización. Su correcta aplicación debe verificarse para evitar liquidaciones incorrectas.

Por último, es conveniente realizar una auditoría de las bonificaciones y reducciones aplicadas en las cotizaciones y confirmar que se mantienen los requisitos que permiten seguir disfrutando de ellas. Cualquier incumplimiento puede implicar la devolución de las ayudas y el pago de recargos.

2. Registro de jornada y control de tiempos de trabajo

La Inspección de Trabajo mantiene el registro horario como uno de sus principales focos de vigilancia. Todas las empresas están obligadas a disponer de un sistema objetivo y fiable, accesible para la plantilla, que refleje de manera fiel la hora de inicio y finalización de cada jornada.

El fin de año es el momento ideal para auditar el sistema utilizado y asegurar que cumple con todos los requisitos legales. Además, debe comprobarse la correcta gestión de vacaciones, permisos, ausencias y bajas médicas, revisando que las vacaciones pendientes están correctamente registradas y que las bajas han sido tramitadas ante la Seguridad Social.

3. Revisión de contratos temporales y trabajadores a tiempo parcial

Las particularidades de la cotización de los contratos temporales y a tiempo parcial requieren un control adicional. La empresa debe verificar que la cotización se corresponde con las horas y días efectivamente trabajados, así como confirmar que se han aplicado las cotizaciones mínimas exigidas por ley.

Este control es clave para evitar diferencias entre la jornada real y la información comunicada a la Seguridad Social.

4. Gestión de bajas médicas y absentismo

Un control adecuado de las bajas médicas permite evitar pagos indebidos, errores en la nómina o irregularidades en los seguros sociales. En la revisión de fin de año se deben confirmar las fechas, los partes comunicados y los periodos de cotización afectados.

Asimismo, conviene analizar el absentismo global de la plantilla, diferenciando entre ausencias justificadas y no justificadas para mejorar la planificación del año siguiente.

5. Documentación laboral obligatoria que toda empresa debe tener al día

Además de los controles relacionados con la nómina y la Seguridad Social, todas las empresas deben revisar su documentación laboral obligatoria:

1. Registro de jornada, actualizado diariamente.
2. Seguro de convenio, cuando el convenio colectivo así lo exige, siempre actualizado al número de personas empleadas.
3. Servicio de Prevención de Riesgos Laborales, con evaluación de riesgos vigente, formación preventiva actualizada y vigilancia de la salud acorde al puesto. La empresa debe contar con un servicio de prevención, ya sea propio, ajeno o mixto, que supervise y actualice estas actuaciones de manera constante.
4. Protocolos obligatorios, como el de acoso sexual y por razón de sexo, y el de desconexión digital.
5. Cumplimiento de la normativa de Protección de Datos (RGPD), especialmente en la gestión de documentación laboral y médica.
6. Calendario laboral, que debe estar expuesto en un lugar visible del centro de trabajo. Además, debe consultarse previamente con los representantes legales de la plantilla para garantizar una planificación adecuada del tiempo de trabajo.
7. Acuerdo de trabajo a distancia, cuando exista teletrabajo regular es necesario firmar un acuerdo específico en el que se regulen los medios proporcionados por la empresa, los gastos asociados, la distribución entre trabajo presencial y remoto, los horarios y el lugar donde la persona trabajadora desarrollará su actividad.
8. Registro retributivo, obligatorio para todas las empresas retributivo que refleje de forma detallada las medias salariales, complementos y percepciones extras de su plantilla, siempre desagregados por sexo y por categorías, grupos o puestos de igual valor.

En sectores específicos, como el de la construcción, debe verificarse además el Plan de Empleo de la Construcción.

 6. Obligaciones adicionales para empresas con más de 50 trabajadores

Si la empresa supera las 50 personas en plantilla, deben revisarse otras obligaciones que requieren especial atención:

1. El canal interno de información, que garantiza la confidencialidad del informante y la protección frente a represalias.
2. La auditoria retributiva que permite conocer en profundidad la estructura salarial, detectar posibles brechas entre mujeres y hombres y evaluar si existen barreras en la promoción, la conciliación o el desarrollo profesional.
3. El Plan de Igualdad, que debe estar actualizado y registrado.
4. El Plan LGTBI, con medidas de igualdad y un protocolo de actuación frente a situaciones de acoso o violencia.
5. El cumplimiento de la cuota de reserva del 2% para personas con discapacidad, o en su defecto, la aplicación de medidas alternativas legalmente reconocidas.

Preparación del próximo ejercicio: planificación 2026

El cierre de año no solo implica revisar, sino también planificar. La empresa debe anticipar cuestiones clave como:

• El posible incremento del Salario Mínimo Interprofesional (SMI) para 2026.
• La planificación de futuras contrataciones y de las bonificaciones vigentes para el próximo ejercicio.
• La optimización del crédito de formación bonificada (FUNDAE) y la correcta justificación de la formación impartida en 2025.
• La actualización de la evaluación de riesgos laborales si ha habido cambios organizativos o de estructura.
• La preparación ante una posible Inspección de Trabajo, teniendo accesibles los registros de jornada, nóminas, contratos, planes y protocolos obligatorios.
• La organización y archivo de la documentación laboral y de Seguridad Social, que debe conservarse durante al menos cuatro años.

¿Cómo podemos ayudarte desde Álvarez Real?

El cierre del año es un momento estratégico para garantizar que todas las obligaciones laborales están al día. Realizar un análisis completo de la gestión de nóminas, cotizaciones y documentación interna permite evitar incidencias, ahorrar costes y comenzar el nuevo ejercicio con una estructura laboral sólida y bien organizada.

Si tras leer este “Checklist de inicio de año para la planificación laboral de tu empresa” te ha surgido alguna duda, estamos a tu disposición para guiarte en cada paso, contacta con nuestro equipo.