¿No consigues frenar los gastos de tu empresa? Claves para identificar los gastos fantasma, hormiga y vampiro

¿Se te va el dinero y no sabes a dónde? ¿Sabes que los vampiros, hormigas y fantasmas pueden tener algo que ver con la situación de la economía de tu empresa? A continuación, te explicamos que son, como identificarlos y algunas soluciones que ha preparado el equipo de asesoramiento de Álvarez Real.

Tanto en el ámbito empresarial como el personal, uno de los desafíos más comunes es el control de los gastos, especialmente los no planificados o mal gestionados que pueden provocar daños graves tanto en la rentabilidad de la empresa como en la capacidad de ahorro. 

Los gastos vampiro, gastos fantasma y gastos hormiga son tres tipos de gastos que frecuentemente pasan desapercibidos pero que tienen un impacto significativo en nuestra economía. 

¿Qué son los gastos vampiro?

Son aquellos costes recurrentes y generalmente elevados que drenan los recursos de la empresa sin aportar un valor proporcional. Estos gastos, al igual que los vampiros, «chupan» lentamente la sangre financiera de la empresa.

Algunos ejemplos de este tipo de gasto son:

• Contratos de servicios innecesarios como suscripciones a software o servicios que ya no se utilizan.
• Alquileres de espacios infrautilizados, como oficinas o almacenes que no se están usando completamente o no se les saca suficiente partido.
• Equipos y maquinaria obsoletos, y se invierte en mantenimiento de equipos que no contribuyen significativamente a la producción.
• Suscripciones mensuales. Servicios de streaming, suscripciones a revistas digitales o cajas de productos mensuales pueden representar gastos mensuales importantes y recurrentes.
• Tarifas bancarias. Comisiones por mantenimiento de cuentas, retiros o transferencias pueden ser gastos vampiro si no se controlan adecuadamente.

Para poder identificarlos y que dejen de restar en el cómputo de gastos lo ideal es revisar todos los contratos y suscripciones valorando su utilidad o opciones más baratas; hacer un análisis del uso de espacios y como sacar mayor partido; hacer comparativas de costes de mantenimiento y el rendimiento productivo real y, en definitiva, hacer una revisión de todo el dinero que sale de la empresa.

¿Qué son los gastos fantasma?

Los gastos fantasmas son aquellos que no son inmediatamente visibles en los estados financieros porque se contabilizan incorrectamente o pasan desapercibidos debido a la falta de seguimiento adecuado. Generalmente se efectúan sin obtener un beneficio directo o tangible a cambio y se pueden evitar si se tiene un mayor conocimiento o control sobre las finanzas.

Algunos ejemplos de este tipo de gastos son:

• Errores contables que se acumulan con el tiempo.
• Costes de oportunidad: Gastos asociados a no aprovechar oportunidades de inversión o de mercado.
• Desperdicio y pérdida de inventario: Productos que se dañan, caducan o se pierden sin ser contabilizados adecuadamente.
• Suscripciones no utilizadas. Mantener suscripciones a servicios que ya se utilizan como aplicaciones.
• Seguros duplicados o superfluos. 
• Cargos por servicios no solicitados. Algunos proveedores pueden aplicar cargos adicionales sin notificación previa, lo que resulta en gastos fantasma si no revisamos detenidamente nuestras facturas.
• Comisiones bancarias desconocidas. 

Este tipo de gastos se pueden identificar haciendo auditorías regulares para identificar y corregir errores, hacer controles de inventario, minimizar el desperdicio y las pérdidas. 

¿Qué son los gastos hormiga?

Los gastos hormiga son pequeños gastos que, aunque parecen insignificantes de manera individual, se acumulan y representan un impacto considerable en el presupuesto a lo largo del tiempo. Su frecuencia cotidiana y su bajo coste hacen que pasen desapercibidos o que no se le de la importancia correspondiente.

Algún ejemplo de este tipo de gastos es:

• Pequeñas compras diarias, como café, snacks o suministros de oficina.
• Desperdicio de recursos y uso ineficiente de recursos como papel, electricidad y agua.
• Gastos administrativos pequeños que no se controlan adecuadamente.

La mejor manera de identificarlos es haciendo un minucioso registro detallado de gastos, implementar políticas de eficiencia de recursos y tomar conciencia de la cantidad que este gasto supone de forma mensual. 

En definitiva, identificar y gestionar los gastos vampiro, gastos fantasma y gastos hormiga es crucial para mantener la salud financiera de una empresa. A través de auditorías regulares, el uso eficiente de recursos y la implementación de tecnologías adecuadas, las empresas pueden minimizar estos gastos y mejorar su rentabilidad. La clave está en la vigilancia constante y confiar en un equipo gestor y asesor de Álvarez Real que está al tanto de estos gastos para que las finanzas de tu empresa mejoren de forma significativa.