Desde el 5 de octubre de 2026, el Documento de Control Administrativo (DCA) exigible en determinados transportes públicos de mercancías por carretera deberá utilizarse obligatoriamente en formato digital y pasará a ser el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA).
El cambio afecta a transportistas, pero también puede implicar responsabilidades para las empresas que contratan directamente el transporte. Si todavía trabajas con el DCA en papel, estas son las claves para adaptar tu operativa antes de la fecha.
¿Significa que aparece una nueva obligación para los transportistas? No exactamente. El Documento de Control Administrativo ya existe y ya es obligatorio en los supuestos establecidos por la normativa, lo que cambia ahora es su formato y la manera de gestionarlo.
Y este matiz es importante. Adaptarse no consiste simplemente en convertir el documento actual en un PDF ya que el nuevo sistema establece requisitos sobre cómo debe generarse el archivo, dónde debe almacenarse, cómo podrá acceder a él una inspección, qué información debe contener y durante cuánto tiempo debe conservarse.
Por eso, si tu empresa todavía trabaja con el DCA en papel, conviene aprovechar los días que quedan hasta el 5 de octubre para adaptar el procedimiento.
¿Qué cambia exactamente el 5 de octubre?
Hasta ahora, el Documento de Control Administrativo podía gestionarse en papel. Desde el 5 de octubre, cuando resulte exigible, deberá ser necesariamente digital. La Ley de Movilidad Sostenible estableció un periodo transitorio de diez meses para realizar esta adaptación.
El cambio afecta, por tanto, a la forma en la que las empresas preparan y gestionan la documentación de cada servicio.
El DeCA tendrá que generarse antes del inicio efectivo del transporte y quedar disponible para que pueda consultarse en caso de una inspección en carretera.
¿A quién afecta el DeCA?
La obligación afecta al transporte público interior de mercancías por carretera, tanto nacional como de cabotaje. No se aplica al transporte privado.
La normativa contempla además determinadas excepciones, como algunos transportes que no necesitan autorización, las mudanzas, el transporte de vehículos accidentados o especiales y determinados servicios de reparto de un reducido número de bultos fácilmente manipulables.
Pero hay algo especialmente importante para las empresas, no es una cuestión que afecte exclusivamente al transportista que conduce el vehículo.
La responsabilidad alcanza al transportista efectivo y al cargador contractual. La documentación del Ministerio señala que ambos están obligados a formalizar el documento y que, en caso de que no exista, ambos pueden ser sancionados.
Por eso, la adaptación también debe preocupar a empresas, operadores logísticos, agencias u otros profesionales que contratan directamente transportes de mercancías.
¿Qué requisitos deberá cumplir el DeCA?
Aquí es donde la digitalización va más allá de sustituir el papel por una pantalla.
El documento deberá generarse como un PDF nativo digital de un máximo de 5 MB. Esto significa que no será válido elaborar el documento en papel y posteriormente escanearlo o fotografiarlo.
Además:
- deberá incorporar los metadatos de fecha y hora de creación y, cuando corresponda, de modificación;
- tendrá que incluir un código QR;
- ese QR deberá conducir a una URL única y específica desde la que pueda descargarse el documento;
- deberá estar disponible ante una posible inspección durante el servicio;
- y el PDF tendrá que conservarse durante al menos un año.
El acceso también tiene requisitos concretos. La URL deberá utilizar un protocolo seguro y permitir la descarga directa del PDF. No podrá llevar a una página que exija introducir usuario y contraseña, autenticarse, pulsar botones de descarga o realizar cualquier otra interacción manual.
En la práctica, esto obliga a las empresas a revisar no solo el documento, sino todo el procedimiento con el que van a gestionarlo.
¿Qué debe llevar el conductor?
El conductor deberá disponer del DeCA durante el servicio para que pueda presentarse ante una posible inspección.
Puede llevar una copia digital o impresa, pero deberá contener el correspondiente código QR.
Además, si durante el trayecto cambia alguno de los datos del transporte, habrá que actualizar la documentación. Podrá modificarse el PDF existente conservando los datos anteriores y dejando constancia del motivo del cambio, o generarse un nuevo documento con una nueva URL y un nuevo QR. En cualquiera de los dos casos, el documento actualizado tendrá que llegar al conductor.
Cuidado porque DeCA, carta de porte y CMR no son lo mismo
Una de las dudas que puede generar este cambio es pensar que el nuevo DeCA sustituye al resto de documentación del transporte.
No es así.
El DeCA tiene carácter administrativo, mientras que la carta de porte regula la relación mercantil entre las empresas. Tampoco debe confundirse con el CMR utilizado en transporte internacional.
De hecho, el Ministerio lo resume de forma muy clara, DeCA, carta de porte y CMR son documentos diferentes, y la llegada del DeCA digital no supone que el eCMR pase a ser obligatorio.
¿Necesito contratar un programa para generar el DeCA?
No necesariamente. Las empresas pueden utilizar soluciones informáticas que cumplan con los requisitos establecidos para la gestión del DeCA.
Además, el Ministerio dispone de SIMPLE, una plataforma desarrollada junto a Puertos del Estado y ADIF para avanzar en la digitalización del transporte y la logística. Es gratuita y una de sus funcionalidades permite generar Documentos electrónicos de Control Administrativo.
Para utilizarla es necesario solicitar primero la creación de una entidad y, posteriormente, pueden darse de alta usuarios adicionales.
¿Qué debería hacer una empresa antes del 5 de octubre?
1. Comprueba si tus transportes están sujetos al DeCA. No todos los servicios tienen la misma obligación.
2. Decide cómo vas a generar los documentos. Puedes adaptar tu sistema de gestión o valorar herramientas disponibles para hacerlo.
3. Revisa el almacenamiento. Cada DeCA deberá quedar correctamente almacenado y conservarse durante al menos un año.
4. Asegura el acceso durante el transporte. El documento debe poder descargarse directamente mediante la URL asociada al QR en caso de inspección.
5. Define quién se ocupará de cada paso. Conviene establecer internamente quién genera el documento, quién comprueba sus datos, cómo se facilita al conductor y qué ocurre si hay que modificarlo durante el servicio.
6. No esperes al 5 de octubre para probar el sistema. El cambio afecta a una operativa diaria y es recomendable comprobar previamente que el procedimiento funciona correctamente.
Por eso, este es el momento para que transportistas y empresas que contratan transporte revisen sus procedimientos y comprueben que pueden generar, almacenar y facilitar correctamente el nuevo DeCA.
¿Tu empresa todavía no se ha adaptado al DeCA digital? En Álvarez Real podemos ayudarte a revisar cómo te afecta esta obligación y qué necesitas preparar antes del 5 de octubre.
Responsable Gestoría Administrativa
Alvarez Real
