¿Por qué cada vez hay más pymes que utilizan los gestores documentales?¿En qué consisten y para que sirven?
Un gestor documental es una herramienta informática que permite almacenar documentos de manera eficiente y segura utilizando para ello procedimientos muy sencillos. Además, toda la información almacenada puede ser compartida y consultada desde distintos dispositivos. Ya no es necesario estar en la oficina y el despacho para consultar un informe o documento y la información circula de forma rápida con la máxima seguridad y privacidad.
Su aplicación en el día a día de las pymes tiene muchas ventajas.
Estas son las principales:
- Acceso ilimitado a la información, que es compartida las 24 horas los 365 días del año desde cualquier dispositivo (ordenador, teléfono móvil, tablet…).
- Seguridad: Controla quién y cuándo puede acceder a documentos. Los sistemas locales no son los más idóneos para almacenar la información clave de ninguna empresa. Un buen gestor documental permite evitar las malas prácticas en la organización y el trasvase de documentación, bien vía correo electrónico o carpetas de red, canales que pueden provocar la pérdida o difusión de material confidencial.
- Evita la pérdida de documentos. Realiza copias de seguridad automáticas y los documentos se almacenan en la nube.
- Ahorro de dinero y tiempo. Se reducen costes y también el trabajo administrativo, con el consiguiente almacenamiento de papel, copias de justificantes y demás documentación.
- Adiós a grandes armarios y estanterías: El soporte digital ofrece posibilidades ilimitadas y los procesos de digitalización integrada permiten distintos formatos (pdf, ePub, etc).
- Organización fácil, sencilla y eficiente: en la mayor parte de los casos, los gestores documentales son muy sencillos de utilizar y agilizan la comunicación y el acceso a los documentos en tiempo real.
