¿Pueden entrar sin orden judicial? ¿Y acceder a todos los sitios y documentos? Resolvemos las dudas más frecuentes

Cumplir con tus obligaciones tributarias y estar al día con el calendario fiscal es el mejor de los antídotos para evitar una inspección de Hacienda. Aún así, debes saber que aunque seas un contribuyente modélico la Agencia Tributaria realiza visitas aleatorias por lo que te recomendamos leer este artículo hasta el final😊.

¿Por qué motivos nos visita Hacienda?

Hay dos razones principales:

  • Por campañas de control del fraude o aleatoriamente: Son actuaciones de carácter rutinario como consecuencia del propio funcionamiento de la Agencia Tributaria. En estos casos las visitas suelen ser rápidas.

Devoluciones tributarias excesivas.

Una devolución elevada puede llamar la atención del fisco. Para evitar disgustos, las declaraciones de IVA, renta o retenciones deben ajustarse a las operaciones realizadas. Muchos gastos deducibles ajenos a tu actividad pueden desencadenar una inspección. 

Descuadres entre modelos trimestrales y modelos anuales. 

Estos errores hacen que Hacienda actúe. Te aconsejamos repasar bien los modelos y corregirlos antes de presentarlos.

Solicitud de NIF intracomunitario.

Estas inspecciones, normalmente, se deben a una simple comprobación de datos, teniendo tan solo que justificar la necesidad de dicho NIF, que no es más que un número de identificación que se consigue al inscribirse en el Registro de Operadores Intracomunitarios (censo VIES).

Declaración de subvenciones. 

Existen subvenciones exentas de tributación y no tienen que declararse. Eso sí, las que sí están obligadas deben hacerse de forma correcta. 

Dejar sociedades inactivas. 

Dejar sin actividad una sociedad, pero crear otra similar con los mismos socios, misma actividad y misma sede, es una práctica que muchas veces termina en inspección.

No hacer la declaración de la Renta. 

Siempre debes hacer la declaración de la Renta salvo que no llegues a los límites exigidos por la ley. De lo contrario, no lo dudes, tienes todas las papeletas para que Hacienda llame a tu puerta.

Demasiados gastos deducibles. 

Incluir muchos gastos no relacionados con la empresa, sobre todo en el caso de los autónomos, como comidas, gasolina, gastos corrientes (luz, agua), etc, levanta las sospechas de Hacienda, sobre todo cuando los importes deducidos superan a los ingresos.

¿Qué hacer ante una inspección?

La Inspección de Hacienda está facultada por la Ley General Tributaria para acceder a locales y dependencias empresariales sin necesidad de autorización judicial. Bastaría la autorización administrativa del delegado de zona de la AEAT.

Sin embargo, la Inspección, contando con la autorización del delegado especial no podrá tocar nada hasta que esté presente el responsable de la empresa (administrador, gerente o persona con poderes amplios). Además, es posible solicitar la presencia del asesor fiscal de la empresa. Si se hace esta solicitud el proceso no podrá iniciarse hasta que no se presente el asesor. 

Estos son tus principales derechos y obligaciones:

  • Puedes -y debes- pedir a los técnicos de Hacienda que acrediten su identidad.
  • Tienes que solicitar que te muestren la autorización por escrito del delegado que corresponde a su zona o, en su caso, una orden judicial. Si no la tienen se les puede negar la entrada. Si pese a tu negativa entran sin tu permiso, se debe hacer constar en el acta que se levante que no se había autorizado el acceso.
  • Si aportan la autorización del delegado de Hacienda de zona, siempre solicita la presencia del administrador o gerente de la empresa y del asesor fiscal. La ley establece que Inspección no debe hacer nada hasta que lleguen.
  • Con la autorización administrativa, en ningún caso podrá acceder a oficinas y despachos cerrados al público. Tampoco examinar comunicaciones, correo, correo electrónico, registros de llamadas, cajas fuertes, cajones y armarios cerrados, objetos personales, etc, sin la presencia del administrador o gerente.

Si el inspector o inspectora solicita el acceso a las zonas cerradas al público queda al criterio del administrador o gerente de la empresa dar dicho consentimiento. En cualquier caso, estos deberán ser informados por los representantes de la Agencia Tributaria de las consecuencias de dicha autorización.

¿Y si traen una orden judicial?

Si los funcionarios de Hacienda aportan una orden judicial podrán acceder directamente a tu negocio sin necesidad de esperar al administrador, gerente o asesor fiscal tanto a los locales como a oficinas y despacho.

Además, si dicha orden lo recoge expresamente, también pueden acceder a los registros de comunicaciones, como correo electrónico y lugares cerrados como cajas fuertes, sin que necesiten la presencia del administrador o gerente ni del asesor fiscal. 

¿La autorización administrativa les permite acceder a todos los sitios?

No, tal y como indicamos en el apartado de derechos y obligaciones, la autorización administrativa del delegado de zona no autoriza el acceso a las áreas no accesibles al público, como despachos o el domicilio particular en el caso de que sea coincidente con el domicilio social. El acceso a esas zonas requiere siempre una orden judicial expresa o que el contribuyente conceda expresamente el acceso al inspector, ya que estas dependencias se consideran “domicilio constitucionalmente protegido”.

El domicilio es inviolable y ninguna entrada o registro podrá hacerse en el mismo sin consentimiento del titular o resolución judicial, salvo en caso de flagrante delito. La violación de este precepto constitucional puede comportar la nulidad de todo el procedimiento y de las pruebas obtenidas.

Un domicilio constitucionalmente protegido es aquel que cumple las siguientes características:

–  Espacio físico delimitado

–  Ocupado de manera ocasional o estable

–  Destinado a vivienda o al ejercicio de una actividad empresarial o profesional

–  Compatible con la salvaguarda de la privacidad.

Pueden dar dicho consentimiento:

  • La persona contribuyente inspeccionada como titular legítimo del domicilio en el que va a realizarse la inspección.
  • El administrador de la sociedad, como representante legal de la entidad o la persona que ostente la representación de la sociedad, gerente o empleado con poderes amplios.

El consentimiento debe ser prestado de forma libre y voluntaria, sin presiones, amenazas, engaño o falta de información suficiente para conocer las consecuencias del consentimiento. El interesado debe ser informado de que puede negarse a autorizar la entrada y registro que se le requiere.

Si no se cumplen estos requisitos, el consentimiento sería declarado nulo en caso de recurso y la información obtenida no podría ser utilizada por la Inspección. Las actuaciones inspectoras deberán desarrollarse dentro del horario de funcionamiento o desarrollo de la actividad.

Por ejemplo, Hacienda no necesita una autorización judicial para entrar en un restaurante, cafetería, nave industrial o comercio. En estos casos la inspección puede extraer la información del TPV. Sin embargo, para acceder al PC del despacho del encargado o gerente, cerrado al público, sí necesitaría, bien una orden judicial o permiso expreso de la persona investigada

¿Qué información pueden extraer?

Hacienda debe limitarse a hacer las comprobaciones y revisar aquellos elementos que aparecen en la notificación de apertura de inspección que nos ha debido proporcionar o, en su caso, en la orden judicial de acceso y registro.

En cuanto a los ordenadores, hay dos opciones:

  • Proceder al precintado para su posterior consulta
  • Revisarlos en ese momento e “in situ” con la ayuda de un perito informático.

¿Tengo que facilitar las contraseñas de los equipos informáticos?

Sí, la empresa tiene la obligación de facilitar las actuaciones de la Inspección proporcionando las contraseñas de acceso a los equipos y programas que se nos soliciten. En todo caso, el acceso debe ser realizado en presencia del representante de la empresa y la inspección debe dejar constancia del contenido que está recabando.

Intranets o correos electrónicos, con orden judicial

No tenemos la obligación de facilitar el acceso a las telecomunicaciones salvo que exista autorización judicial expresa para ello. Nos podemos negar a facilitar información sobre mensajes de correo electrónico, SMS, intranets, los registros de llamadas e incluso los de navegación en páginas web. 

Salvo orden judicial, también se puede negar el acceso a la caja fuerte, armarios y objetos personales, cajones, o similares, argumentando que pueden contener documentos ajenos a la actuación inspectora y por, tanto, su revisión atentaría contra el derecho a la intimidad, inviolabilidad de la correspondencia y/o al derecho a no declarar contra sí mismo.

¿Es obligatorio firmar el acta de la inspección?

Una vez finalizada la inspección, el inspector debe levantar acta de todo lo realizado y de la información obtenida. Debes revisar detenidamente el acta, solicitar que se incluyan los comentarios y observaciones que consideres necesarias y firmarla sólo si estás de acuerdo.

Si has recibido una notificación de la Agencia Tributaria o tienes miedo a enfrentarte a una inspección ponte en contacto con nosotros. Nuestros expertos en el área de asesoría fiscal y el despacho de abogados están para ayudarte. Estarás en las mejores manos😊

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