Hacer una copia del DNI y archivarla es una práctica frecuente y a menudo también una mala práctica que puede conllevar multas de hasta 100.000 euros a las empresas u organismos que lo realicen sin que la ley lo ampare. Sin embargo, para hacer numerosos trámites, desde abrir una cuenta bancaria, comprar a plazos, hacer un duplicado de la tarjeta SIM del teléfono, contratar un viaje o algo tan simple como registrarnos en un hotel es habitual que nos pidan una copia del carné de identidad. Así que ¿cuándo es obligatorio y cuándo debemos negarnos?
El Documento Nacional de Identidad, el DNI, es personal e intransferible y además contiene datos privados, como, por ejemplo, la dirección de nuestro domicilio y el nombre y apellidos de nuestros padres. En muchos casos, hacer una copia del DNI es del todo innecesario porque, en realidad, para que comprueben nuestra identidad sólo necesitamos enseñarlo, pero no dejarlo en otras manos.
Así lo establece de forma clara la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), organismo que nos recuerda que solicitar una copia, escanear o hacer una fotografía del DNI puede comprometer la privacidad de su titular y, lo que es más preocupante, aumenta el riesgo de que se convierta en presa fácil para los amigos de cometer fraudes.
En este especto, la AEPD es restrictiva: ante la duda, menos es más. “Si existen otras medidas menos gravosas que cumplen ese fin de identificación, lo recomendable es abstenerse”, no pedir copia.
Si eres una empresa u organismo, analiza tu caso
Por tanto, ni las empresas -incluyendo establecimientos hoteleros- deben hacer por defecto una copia del DNI, ni los particulares deben entregarla sin más. Esta es la norma general, salvo que alguna ley exigiese expresamente entregarla o sea estrictamente necesario.
De este modo, lo recomendable es que cada entidad o compañía haga un análisis de su situación y establezca si de verdad es necesario tener copia del DNI de sus clientes. En caso de ser así, también debe aplicar las medidas de seguridad adecuadas a sus riesgos.
¿A qué te expones si entregas una copia?
Tener acceso al DNI de cualquier persona y conservar una copia del documento supone:
Acceder a datos personales que ni son adecuados ni pertinentes a los fines para los que se recaban, es decir, se trata de información que es prescindible e innecesaria y, por tanto, también excesiva (foto, fecha de nacimiento, fecha de validez, nombre y primer apellido de los padres), por lo que se estaría vulnerando uno de los principios esenciales del Reglamento General de Protección de Datos RGPD: el de minimización de datos. “Aplicar medidas técnicas y organizativas para garantizar que sean objeto de tratamiento los datos que únicamente sean precisos para cada uno de los fines específicos del tratamiento reduciendo, la extensión del tratamiento, limitando a lo necesario el plazo de conservación y su accesibilidad”, según explica la AEPD.
Es un riesgo para el titular del DNI, porque podría utilizarse de forma fraudulenta.
Las alternativas
Si no existe obligación de tener una copia del DNI, pero necesitas identificar a la persona, es suficiente pedir el documento para comprobar los datos, pero no puedes hacer una copia del mismo.
Una alternativa a la solicitud de una copia del DNI, en los casos que sea imprescindible verificar la identidad de una persona, es solicitarle sus datos de identificación y cotejarlos con que obren en los archivos, bases de datos o documentales de la entidad en cuestión.
No obstante, cuando se trata de actividades de prevención de blanqueo de capitales, a la hora de abrir una cuenta bancaria o de firmar un contrato de alquiler sí es lícito solicitar una copia del carné.
Multas a hoteles y operadoras de telefonía
En marzo de 2023, la AEPD multó con 100.000 euros a la operadora de telefonía Orange por pedir a sus clientes fotocopia del DNI por ambas caras en los servicios de entrega de paquetes. Es la mayor sanción impuesta hasta el momento por este organismo, que entre las sanciones impuestas destaca la del hotel Marins , de 30.000 euros, por escanear el pasaporte de un cliente en el momento de hacer el check-in.
En ambos casos, la normativa considera que entidades y empresas deben pedir, y, por tanto, utilizar, los datos mínimos del cliente para cumplir con los servicios que se vayan a prestar, siempre buscando la manera menos intrusiva de hacerlo.
¿Cuándo es necesario mostrar el DNI?
La posibilidad de hacer copia del DNI no se especifica en ninguna norma. Ahora bien, en materia de blanqueo de capitales sí existe una obligación legal específica que obliga a las empresas y organizaciones a hacer una copia del DNI y archivarla. Estos son algunos ejemplos:
- Correduría de Seguros para, por ejemplo, la emisión de seguros del ramo vida y en productos y/o servicios de inversión.
- Trámites de tráfico realizados por una gestoría.
- Actuaciones y/o gestiones ante notarios.
- En algunos trámites bancarios, como en la contratación de un crédito o hipoteca.
