Gestionar horarios, vacaciones, nóminas, documentación laboral, permisos o comunicaciones con la plantilla puede convertirse en una importante carga administrativa para cualquier empresa.
Por este motivo, el portal del empleado se ha convertido en una herramienta especialmente útil para simplificar esa gestión. Pero, además de facilitar la relación entre empresa y trabajadores, puede ayudar a resolver una cuestión que genera muchas dudas como es el registro horario obligatorio de los trabajadores.
¿Es obligatorio disponer de un portal del empleado? ¿Qué empresas deben llevar un registro de jornada? ¿Tiene que ser digital? ¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros? ¿Qué ocurre con el teletrabajo? ¿Puede ficharse desde el móvil?
En esta guía de Álvarez Real repasamos las principales cuestiones que deberían conocer empresas, pymes y empleadores en Galicia en 2026.
¿Qué es un portal del empleado?
Un portal del empleado es una plataforma digital que centraliza buena parte de la relación administrativa y documental entre la empresa y su plantilla.
Dependiendo de la solución implantada, permite que cada trabajador acceda mediante sus propias credenciales a cuestiones como:
- nóminas y documentación laboral;
- registro de entrada y salida;
- calendario laboral;
- vacaciones disfrutadas y pendientes;
- solicitud de permisos y ausencias;
- contratos y documentación;
- comunicaciones internas;
- protocolos de empresa;
- control y justificación de gastos;
- gestión de turnos;
- documentación relacionada con Recursos Humanos.
Para la empresa supone disponer de un único espacio desde el que organizar numerosos procesos laborales, reduciendo tareas manuales, correos, documentos en papel y archivos dispersos.
¿Es obligatorio tener un portal del empleado?
No. Con carácter general, las empresas no están obligadas a disponer de un portal del empleado.
Lo que sí existen son numerosas obligaciones laborales, documentales y de registro que la empresa debe cumplir.
Por tanto, el portal no es una obligación en sí mismo pero si que se convierte en una herramienta que puede facilitar el cumplimiento y la gestión de muchas de esas obligaciones.
Un buen ejemplo es el registro de jornada.
¿Es obligatorio el registro horario en 2026?
Sí. Las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de sus trabajadores. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que el registro debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pueda existir en la empresa.
Además, los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Esta obligación afecta también a las empresas de Galicia, con independencia de su tamaño.
Por tanto, tener dos, cinco o diez trabajadores no elimina la obligación de llevar correctamente el registro de jornada.
¿El registro horario tiene que ser digital?
Esta es una de las cuestiones que más confusión genera.
A septiembre de 2026, la normativa general vigente no establece que todas las empresas tengan obligatoriamente que utilizar una aplicación o portal digital para registrar la jornada.
El sistema debe permitir, en todo caso, cumplir correctamente con las obligaciones legales de registro, conservación y disponibilidad de la información.
En 2025 se tramitó un proyecto de ley que, junto con la reducción de la jornada máxima ordinaria a 37,5 horas semanales, contemplaba cambios en el registro de jornada. Sin embargo, el Congreso aprobó las enmiendas de devolución y la iniciativa finalizó su tramitación.
Por ello es especialmente importante diferenciar entre las obligaciones actualmente en vigor y los cambios normativos que puedan plantearse o aprobarse en el futuro.
Desde Álvarez Real recomendamos revisar periódicamente el sistema utilizado y adaptarlo cuando se produzcan cambios legislativos.
Entonces, ¿por qué utilizar un portal del empleado para fichar?
Porque permite integrar el registro horario dentro de la gestión laboral diaria.
En lugar de utilizar sistemas diferentes para vacaciones, horarios, nóminas, documentos y comunicaciones, la empresa puede centralizar buena parte de estos procesos.
Un trabajador puede, por ejemplo, acceder al portal desde su dispositivo, registrar su jornada, consultar sus vacaciones o descargar una nómina, mientras que la empresa dispone de la información organizada para su gestión.
La tecnología no sustituye el cumplimiento normativo, pero puede hacer que cumplir sea mucho más sencillo.
¿Qué debe registrar una empresa cada día?
Como mínimo, el registro de jornada debe recoger el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador.
Además, la organización y documentación del registro debe establecerse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, mediante decisión empresarial previa consulta con los representantes legales de los trabajadores cuando existan.
No se trata, por tanto, simplemente de saber aproximadamente cuántas horas ha trabajado una persona al finalizar el mes.
El objetivo es disponer de un registro diario e individualizado.
¿Hay que registrar la jornada si se teletrabaja?
El trabajo a distancia no elimina la obligación de registrar la jornada.
Por eso, para empresas que cuentan con trabajadores que desarrollan parte o toda su actividad fuera del centro de trabajo, disponer de un sistema que permita realizar correctamente el registro sin depender de una ubicación física puede simplificar considerablemente la gestión.
Lo importante no es desde dónde se ficha, sino que el sistema utilizado permita llevar un registro fiable de la jornada y cumpla, además, con las restantes obligaciones legales aplicables.
¿Puede utilizarse el móvil para fichar?
Un sistema de registro puede permitir el acceso desde distintos dispositivos siempre que su configuración respete la normativa laboral y de protección de datos. Y aquí aparece una cuestión importante ya que el digitalizar no significa que podamos recopilar cualquier dato del trabajador.
La Agencia Española de Protección de Datos recuerda que la empresa no necesita solicitar el consentimiento del trabajador para tratar los datos necesarios para implantar el registro horario, ya que existe una obligación legal que lo justifica. Sin embargo, sí debe informar a los trabajadores sobre el tratamiento y la finalidad de esos datos.
Especial precaución requieren sistemas como el reconocimiento facial o la huella dactilar. La AEPD considera los datos biométricos categorías especiales de datos y establece criterios particularmente restrictivos para su utilización en controles de presencia.
Por ello, antes de implantar determinados sistemas de fichaje conviene analizar no solo su comodidad, sino también qué información recopilan y si su utilización está jurídicamente justificada.
¿Un portal del empleado merece la pena para una pequeña empresa?
No es una herramienta reservada a las grandes compañías.
Imaginemos una empresa gallega con ocho trabajadores. Cada mes necesita gestionar nóminas, registrar jornadas, resolver solicitudes de vacaciones, comunicar cambios, archivar documentación y responder consultas de su plantilla.
Individualmente son pequeñas tareas, sumadas durante todo el año pueden representar muchas horas de gestión por lo tanto centralizarlas permite que el empresario, el departamento de administración o la asesoría tengan una visión mucho más ordenada de la información.
Porque el objetivo no debería ser simplemente fichar. El objetivo es gestionar mejor el tiempo, la documentación y las personas de la empresa y, al mismo tiempo, cumplir correctamente con las obligaciones laborales.
En Álvarez Real ayudamos a empresas y pymes de Galicia a revisar cómo estás realizando el registro horario o estudiar la implantación de un portal del empleado, nuestro equipo puede ayudarte a analizar qué solución se adapta mejor a las necesidades de tu negocio.
Actualizado en septiembre de 2026 | Revisado por Mónica Álvarez
Codirectora General
Alvarez Real
