Portal del empleado: en qué consiste y por qué ya lo tienen la mitad de las empresas en España

En Alvarez Real te contamos las ventajas de este sistema creado mejorar la eficiencia de la gestión del personal.

Automatizar la gestión administrativa se ha convertido en los últimos años en una necesidad para las empresas, también en el ámbito de los Recursos Humanos. Pasarse horas imprimiendo, firmando y archivando nóminas y contratos, rebuscar documentos entre una montaña de papeles o buceando en los ficheros, no es ni eficiente ni sostenible. 

Encontrarnos a fin de mes con los registros de jornada de nuestro equipo y tener que sumar las horas registradas es un trabajo tedioso pero imprescindible si queremos cumplir con la legislación laboral. ¿Y qué podemos decir de la gestión de turnos y vacaciones en unos excel infinitos?  Ante este panorama tan poco atractivo, ¿qué puede hacer la empresa para mejorar la eficiencia de la gestión del personal? El portal del empleado es una buena opción.

Informar de los comunicados internos de la empresa en un santiamén, saber los días de vacaciones pendientes por trabajador, departamento o delegación de forma inmediata o que cada miembro del personal se descargue su nómina en unos segundos sin necesidad de pedírselos a Recursos Humanos son algunas de las muchas posibilidades que ofrece el portal del empleado. 

A un solo click

Las nuevas generaciones buscan la información a un click, por lo que las empresas deben de adaptarse en la medida de lo posible a esta inmediatez que, además, incrementa su eficacia y cada vez son más las compañías y organizaciones que se adaptan a la nueva realidad. Así lo dicen los datos.

En la actualidad, casi el 54% de las compañías españolas encuestadas por la consultora Incipity afirman que disponen de este sistema cuya finalidad es simple: romper barreras entre la empresa y su personal y hacer que la comunicación sea más clara, directa y fluida entre la dirección y la plantilla. Y además es una potente herramienta de gestión.

En Álvarez Real te explicamos en qué consiste esta tecnología diseñada para reducir tiempos de espera y maximizar resultados sin renunciar a la eficiencia, sino todo lo contrario. La aumenta.

¿Qué es el portal del empleado?

Es una plataforma online que permite a los empleados acceder a información y documentación laboral relevante y a las empresas establecer contacto con su personal mediante un sistema de comunicación interna. En realidad, se trata de una intranet avanzada y altamente personalizada a la que se puede acceder a través de cualquier dispositivo que tenga conexión a internet desde el ordenador, una tablet o incluso desde el teléfono móvil. Para entrar en el portal del empleado solamente se necesita un nombre de usuario y una contraseña. 

¿Qué servicios e información debería ofrecer?

Hay dos tipos de información básica que un buen portal del empleado siempre debería ofrecer: información personal e información corporativa.

• Información personal, el área del empleado: cualquier persona que trabaje en la empresa tendrá a su alcance todos los datos relativos a su condición de empleado y de forma casi inmediata, a un golpe de click. Entre las informaciones disponibles están las siguientes: nóminas, permisos, gestión de gasto, notificaciones y comunicados de la empresa su tipo de contrato, bajas laborales, calendario de vacaciones-con registro actualizado de los días ya disfrutados y de los pendientes-, y acceso al convenio colectivo.
• Información corporativa y área de Recursos Humanos: la empresa tiene comunicación directa con los trabajadores y trabajadoras para hacerles llegar de forma fiable y segura nuevos procedimientos de trabajo, nuevas obligaciones legales, protocolos de Prevención de Riesgos, de Prevención de Acoso, Protección de Datos. Tanbién actividades que organiza la compañía, reuniones, jornadas de puertas abiertas, proyectos o hasta avisos por el inicio de unas obras o la cena de Navidad.

Ventajas para las empresas:

Uno de los grandes beneficios de contar con un portal del empleado es el tiempo, porque lo gana tanto el personal, como la organización empresarial. Al automatizar determinados procesos se logra una mayor eficacia. Estas son sus principales ventajas:

• Mejora la gestión documental facilitando y reduciendo la carga administrativa de la entidad y de las personas que forman parte de la misma.
• Permite el acceso a la información personal y laboral: los empleados y empleadas pueden acceder fácilmente a su información personal y laboral, como detalles de salario, horas trabajadas, vacaciones acumuladas, beneficios, etc. Esto reduce la carga administrativa en los departamentos de recursos humanos y permite al equipo gestionar su propia información.
• Posibilita unificar y estandarizar procesos de departamentos clave como Recursos Humanos.
• Permite la automatización de procesos administrativos: los portales del empleado permiten la automatización de procesos como la solicitud de vacaciones, la presentación de informes de gastos, la actualización de información personal, entre otros. Esto ahorra tiempo, tanto a los empleados como a los departamentos administrativos.
• Reduce costos administrativos: la automatización de procesos a través de un portal del empleado puede conducir a una reducción significativa de los costos administrativos asociados con la gestión de recursos humanos y la nómina.
• Mejora la comunicación interna efectiva: facilitan la comunicación interna, proporcionando un espacio centralizado para anuncios, noticias de la empresa, actualizaciones de políticas y procedimientos, eventos y otros comunicados importantes. Esto ayuda a mantener a todos los trabajadores y trabajadoras informados y alineados con la visión y los objetivos de la empresa.
• Cumplimiento normativo: los portales del empleado pueden ayudar a las empresas a mantenerse al día con los requisitos legales y normativos al facilitar la gestión de registros, informes y documentos relacionados con la legislación laboral.
• Facilita la gestión de talento y desarrollo profesional: pueden incluir herramientas para la gestión del desempeño, la planificación del desarrollo profesional y la capacitación. 
• Fomenta la colaboración: algunos portales del empleado ofrecen funciones de colaboración, como la posibilidad de compartir documentos, participar en foros o grupos de discusión internos.
• Incrementa la seguridad de la información: la mayoría suele contar con medidas de seguridad para proteger la información confidencial. Esto incluye el acceso seguro a través de credenciales, la encriptación de datos y otras prácticas de seguridad para garantizar la privacidad y la integridad de la información del empleado.
• Mejora la satisfacción y retención de empleados: al proporcionar a los empleados un acceso fácil a la información y herramientas que necesitan, se mejora su experiencia laboral. Esto puede contribuir a un mayor nivel de satisfacción laboral y, por ende, a una mayor retención de talento.

Ventajas del portal de empleado para los trabajadores:

Los portales del empleado también ofrecen varias ventajas para los propios trabajadores, entre ellas:

• Acceso fácil a la información personal: los empleados pueden acceder rápidamente a su información personal, como detalles de salario, horas trabajadas, beneficios y otros datos importantes, sin tener que depender de los departamentos administrativos.
• Autogestión de la información: permiten a los trabajadores gestionar su propia información, como la actualización de datos personales, la configuración de preferencias de pago y la gestión de beneficios. Esto brinda autonomía y control sobre su información laboral.
• Solicitud y gestión de vacaciones: los empleados pueden utilizar el portal para solicitar vacaciones, verificar el saldo de días disponibles y realizar un seguimiento del estado de sus solicitudes. Esto agiliza el proceso y proporciona transparencia en relación con las políticas de tiempo libre.
• Acceso a documentos y políticas: los trabajadores pueden acceder a documentos importantes, como manuales de empleados, políticas de la empresa, formularios y otros recursos útiles directamente desde el portal. Esto facilita la comprensión de las políticas y procedimientos internos.
• Comunicación interna: los portales del empleado suelen incluir secciones dedicadas a noticias de la empresa, anuncios, actualizaciones y eventos internos. Esto mantiene a los empleados informados sobre novedades importantes y fomenta un sentido de pertenencia y comunidad en el lugar de trabajo.
• Formación y desarrollo: algunos portales del empleado ofrecen herramientas para el desarrollo profesional, como cursos en línea, materiales de capacitación y programas de desarrollo de habilidades. Esto permite a los trabajadores mejorar sus habilidades y avanzar en sus carreras.
• Gestión del desempeño: los empleados pueden acceder a información sobre su desempeño laboral, metas y evaluaciones a través del portal. Esto facilita la comunicación entre empleados y supervisores sobre el rendimiento y las expectativas laborales.
• Colaboración: los portales del empleado a menudo incluyen funciones de colaboración, como foros o espacios de discusión, que permiten a los empleados interactuar entre ellos, intercambiar ideas y colaborar en proyectos.
• Facilita la conciliación trabajo-vida personal: la posibilidad de gestionar fácilmente aspectos como las vacaciones y el tiempo libre contribuye a una mejor conciliación entre el trabajo y la vida personal, lo que puede aumentar la satisfacción laboral.
• Seguridad de la información: el personal puede confiar en que sus datos personales están protegidos mediante medidas de seguridad implementadas en el portal del empleado, como la encriptación de datos y el acceso seguro con credenciales.

¿Cuánto cuesta un portal del empleado?

Es difícil proporcionar un costo específico sin conocer las necesidades y detalles de la empresa. Por lo general dependerá de factores como:

• Número de empleados
• Funcionalidades y características: la cantidad y la complejidad de las funciones o módulos que se implanten.
• Personalización: la adaptación de la interfaz de usuario y la incorporación de logotipos o colores de la marca.
• Soporte técnico y mantenimiento
• Implementación y formación

Dada la variedad de factores involucrados, es difícil proporcionar un costo específico sin conocer las necesidades y detalles específicos de la empresa. 

Pero hoy por hoy es una herramienta que está al alcance de todo tipo de compañía, desde la micropyme hasta la gran empresa. 

En resumen, un portal del empleado bien implementado puede mejorar la eficiencia operativa, la comunicación interna, la satisfacción de los empleados y la gestión global de recursos humanos en una empresa.